La technique secrète du Kung Fu Mailing

Nous recevons tous énormément de mails dans une journée. Cet outil de communication exceptionnel est toutefois devenu un cauchemar pour certains d’entre nous.

Nous connaissons tous quelqu’un (voire vous-même) qui a abandonné le combat en criant « laissez-moi là je vous ralentis ». Ce pauvre hère se retrouve alors avec plus de 5000 mails non lus dans sa boite aux lettres et chaque jour vient remplir ce tonneau des Danaïdes avec sa ration de nouveaux courriers.

Les victimes de ce fléau mondial sont chaque jour plus nombreuses et j’aimerai ici tenter du haut de ma petite histoire de vous expliquer comment je fais pour chaque soir avoir moins de 5 mails non traités dans mon cher Outlook.

Tout tient en une seule phrase : Je pratique le Kung Fu Mailing.

Je ne partage toutefois pas ce secret par altruisme mais plus par égoïsme car j’en ai raz les tuyaux d’envoyer des mails dans des vortex spatio-temporels d’où ils ne sortent jamais. J’ai même des clients qui m’écrivent pour aller demander à des collègues de bien vouloir répondre à leur mail ! On en arrive à de telles extrémités que je vois de plus en plus de personnes qui ont perdu l’espoir et qui viennent voir leur destinataire pour lui dire « je t’ai écrit un mail » (comprendre : « bon comme tu me sembles avoir lâcher la rampe, je viens délicatement te faire remarquer qu’il faudrait que tu mettes tes gants et ta combinaison pour aller retrouver dans ton merdier ce que je t’ai écrit afin, chose folle, d’y répondre »).

J’ai aussi droit à ceux qui se la jouent « ah bon ? Non j’ai rien reçu, tu peux me le renvoyer ? ». Parce qu’il est bien connu que le transport de mails se fait par bateau et que les actes de pirateries et de sabordages sont monnaie courante. Aucun rapport avec un manque flagrant d’organisation. Non, pas du tout.

BREF ! Nous allons voir ici les arcanes d’une technique de Kung Fu transmise à travers les âges. Notez bien que je ne fonde que peu d’espoirs dans le changement que ce post pourrait opérer mais au moins il aura eu le mérite de me défouler.

Notez également que ces règles marchent mais que je n’ai mené une étude clinique que sur une seule personne donc la fiabilité statistique est un peu moisie.

Règle n°1 : Lire rapidement (en moins de 2 heures) chaque mail avec trois possibilités par la suite:

1. Le mail est pour vous informer mais n’attend pas de réponse. Supprimer le (oui dans la poubelle, on y reviendra)
2. Le mail attend une réponse d’une autre personne que vous mais vous sentez bien que cette réponse ne viendra pas avant que vos enfants aient des enfants. Répondez de manière laconique pour indiquer que vous avez vu le mail mais que vous n’avez pas la réponse (genre : « exact, je suis d’accord, c’est vrai, pas faux, ou un smiley (ca marche bien les smileys)). Cela permet de faire passer la balle à une autre personne que vous. Supprimez le mail par la suite (toujours dans la poubelle)
3. Le mail est pour vous. Soit vous pouvez répondre et vous avez le temps de le faire. Soit vous ne pouvez pas. Dans ce cas, mettez le mail dans un répertoire « à traiter », mettez-vous une heure dans votre calendrier pour traiter les mails « à traiter ». Avec de la pratique cette étape se simplifie. Dans mon cas, je laisse le mail dans ma boite de réception et je la vide lors de mes phases de traitement des mails. Une fois traité, le mail sera supprimé.

Règle n°2 : Etre interruptible. C’est le point faible de cette technique de Kung Fu. Ou plutôt disons que c’est le point sensible. Vous devez pouvoir être facilement interruptible dans vos tâches pour traiter les mails. Les grands maitres arrivent à traiter les mails au fil de l’eau. Un jeune padawan le fera de temps en temps (mais au moins toutes les deux heures).

Règle n°3 : Ne JAMAIS vider sa corbeille. En effet c’est là que résident vos mails une fois traités. Il faut donc les garder afin de pouvoir les rechercher le cas échéant. Car tout le secret de cette technique s’appuie sur la capacité d’Outlook à indexer les mails et donc à pouvoir faire une recherche dedans. Il vous faudra donc bien maitriser l’outil de recherche avec notamment les champs spéciaux (genre from :, to :, hasattachments, etc…)

En respectant ces quelques règles, vous passerez doucement du statut de victime du système à celui de Grand Maitre qui Maitrise l’Outil. Et ça, c’est la classe (alors oui, cela va piquer un peu au début car il faut déblayer les tonnes de messages accumulés afin de repartir avec une boite aux lettres vide.  Mais sincèrement, entre une boite vide ou une boite avec 5400 mails non lus, du point de vue usage c’est la même chose).